Umstellung auf E-Rechnung

Im Januar 2025 standen auch für uns große Umstellungen an:
Wir buchen unsere Belege nun selbst und erstellen unsere Angebote und Rechnungen mit der gleichen Software.

Unsere bisherige Routine

Zuvor hatten wir Angebote und Rechnungen in Indesign erstellt, über die eigene Cloud versendet und alle Belege – auf Papier – zum Steuerbüro gebracht. An Hand einer Excel-Tabelle für unsere Rechnungen und einer separaten Banking-Software (nämlich MoneyMoney) konnten wir sehen, wie viel Geld in Rechnung gestellt wurde und wer schon bezahlt hat.

Dieser Prozess hat gut funktioniert, war aber recht zeitaufwändig und auch (tipp-)fehleranfällig.

Warum ein Wechsel nötig war und wie wir uns entschieden haben

Seit dem 1. Januar 2025 muss bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) gestellt werden. Zusätzlich zur E-Rechnungspflicht müssen seitdem alle steuerrelevanten Belege den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form (GoBD) entsprechen. Das bedeutet, sie müssen digital erfasst und verarbeitet sowie revisionssicher archiviert werden.

Abgesehen davon hat uns der sprichwörtliche Papierkram auch genervt, sodass wir mit Vorfreude ein paar gängige Lösungen ausprobiert haben, und zwar:

• Papierkram von odacer finanzsoftware GmbH, Wiesbaden (echter Abo-Account)
• Accountable von Accountable SA, Saint-Josse-ten-Noode, Belgien (Test-Account)
• Sevdesk von sevDesk GmbH, Offenburg (Test-Account)
• Lexware Office von Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg im Breisgau (Test-Account)

Unsere Kriterien waren:

• User Interface (Zurechtfinden und Wohlfühlen)
• Optionen für die individuelle Konfiguration der Vorlagen für Angebote und Rechnungen
• Positionslisten in Angeboten und Rechnungen (Verschachtelung ja / nein)
• Anhänge bei Angeboten und Rechnungen
• Anzahl der Nutzer:innen
• Kosten

Wie erwartet, haben alle Systeme Vorteile und Nachteile.
Das User Interface von Accountable hat uns zum Beispiel gar nicht abgeholt. Hier haben wir uns „nicht hip genug“ gefühlt. Bei Sevdesk war das UI zwar angenehmer (obwohl „Herzlich willkommen“ leider mit großem W geschrieben wurde), aber auch hier fühlten (!) wir uns nicht wohl.

Neben diesen gefühlten Faktoren gab es auch „echte“ Pluspunkte (Dokumentenlayout mit CSS – bei Papierkram) und Minuspunkte (nur ein Nutzer im Abo-Preis enthalten – ebenfalls bei Papierkram).

Letztendlich haben wir uns für Lexware Office entschieden – und das obwohl unsere Angebote und Rechnungen nun in Arial „erstrahlen“ und obwohl keine Positionslisten mit mehreren Ebenen möglich sind. Aber: Das Interface ist eine gute Mischung aus klassisch und app-like, mehrere Nutzerinnen pro Abo sowie Anhänge an Angeboten und Rechnungen sind möglich.

Fazit nach einem Jahr E-Rechnung & Co.

Wir sind sehr zufrieden. Im Vergleich zum alten Prozess (Indesign, Excel, Ausdrucke) sehen wir folgende Vorteile:

• Zeitersparnis, zum Beispiel durch automatische Zuordnung von Rechnungen zu Zahlunsgeingängen und Belegen zu Zahlungen
• weniger Tippfehler, keine Rechenfehler mehr
• jederzeit Überblick über die Finanzen
• keine Ordner mit Kontoauszügen und Belegen mehr

Was die Benutzung noch bewirkt hat:

• Wir haben unsere Textbausteine bei wiederkehrende bzw. ähnliche Leistungen überdacht (Was bieten wir eigentlich an? Wie kann man das allgemeingültig und trotzdem verständlich und präzise formulieren?) und vereinheitlicht.
• Wir haben unsere Angebote entschlackt und senden nun die Leistungsdetails bzw. die Spezifikationen als separate Anhänge – die wir frei gestalten können.

Lexware Office fühlt sich immer noch gut an. Der Support (KI-Assistent, Hilfe-Seiten) funktioniert gut. Und manchmal macht es direkt Spaß, damit zu arbeiten ;)