Vorteile von HTML-Formularen gegenüber ausfüllbaren PDF

Sowohl die Erstellung als auch die Änderung von ausfüllbaren PDF-Formularen sind relativ zeitaufwändig – zumal, wenn die Formulare komplex sind, berechnete Werte, Bedingungen für die Aktivierung von Feldern sowie optionale und obligatorische Felder enthalten und (man muss es immer noch erwähnen) barrierefrei sein sollen.

Wir empfehlen daher immer die Umsetzung von digitalen Formularen als Web-Seiten und sehen folgende Vorteile:

• Die Umsetzung mit HTML erfordert keine bestimmte (proprietäre) Software. Das Ergebnis ist von den verwendeten Tools unabhängig.
• Die Barrierefreiheit (in technischer Hinsicht) ist bei standardkonformem Quelltext „von Haus aus“ gegeben und muss nicht nachträglich hergestellt werden.
• Es gibt generell keine Platzbeschränkung. Lange Formulare können auf mehrere Tabs / Seiten aufgeteilt werden. Eine lineare Anordnung der Formularfelder ist möglich, sodass sie auch auf kleinen Screens wie Smartphones bedienbar sind.
• Bei Bedarf können mehrere Sprachversionen ein und desselben Formulars erstellt werden. Angezeigt wird aber immer nur eine Version, zum Beispiel die deutsche. Der Wechsel zu anderen Sprachen während des Ausfüllens ist möglich. Nur eine Sprache im Formularlayout bringt wesentlich mehr Übersichtlichkeit.
• Die Formulare selbst und auch ihre Metaangaben, wie zum Beispiel eine Adresskette für die digitale Zeichnung, können mit relativ geringem Aufwand angepasst bzw. aktualisiert werden.
• Das Einblenden / Ausblenden, Aktivieren / Deaktivieren von Feldern kann auch an komplexere Bedingungen geknüpft werden.
• Je nach Workflow können die Formulare mit personenbezogenen Daten vorausgefüllt werden.
• Die Validierung der Eingaben ist leichter umsetzbar. Einfache Validierungen bringt HTML schon per se mit.
• Ausfüllhinweise und Fehlermeldungen können beliebig lang und formatiert sein.
• Ergebnis eines HTML-basierten Formularprozesses können automatisch generierte ausgefüllte (und signierte) PDF, Tabellendaten, E-Mails, JSON-Daten und Ähnliches sein. Die digitale Weiterbearbeitung der Daten ist natürlich möglich.